מדיניות פרטיות – מ.י. לתמלול והקלטה בע"מ
חברת
מ.י. לתמלול והקלטה בע"מ (להלן: "החברה") מכבדת את פרטיות המשתמשים באתר ואת פרטיות לקוחותיה, ומתחייבת לפעול בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (לרבות
תיקון מס' 13 שנכנס לתוקף ב-14 באוגוסט 2025) ותקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017. באמצעות שימוש באתר ובשירותים שלנו, הנך מאשר שקראת והסכמת למדיניות פרטיות זו.
אודות החברה ופעילותה
החברה מספקת שירותי תמלול, עריכת תמלולים והקלטה מקצועיים ללקוחות מגוונים, לרבות גופים ציבוריים, מערכת המשפט, משרדי עורכי דין ולקוחות פרטיים.
בהתאם לתיקון מס' 13 לחוק, החברה פועלת בשני מעמדות:
כמחזיק– כאשר היא מעבדת מידע אישי בשם לקוחותיה המוסדיים (כגון משרדי עורכי דין, בתי משפט, גופים ציבוריים), אשר הם בעלי השליטה במאגר המידע. במקרים אלה, הלקוח הוא האחראי הראשי על המידע, והחברה פועלת על פי הוראותיו.
כבעל שליטה- כאשר לקוח פרטי פונה ישירות לחברה דרך האתר, טלפון או WhatsApp, והחברה קובעת בעצמה את מטרות עיבוד המידע ואופנו.
כחברה המספקת שירותי תמלול והקלטה, אנו עשויים לעבד מידע אישי ומידע בעל רגישות מיוחדת הכלול בהקלטות שמע ווידאו (לרבות מידע רפואי, פלילי, פיננסי ודיונים אישיים רגישים), ולפיכך אנו מחויבים בעמידה בדרישות אבטחת המידע המחמירות ביותר.
בסיס חוקי לעיבוד המידע
עיבוד המידע על ידי החברה מבוסס על אחד מאלה:
- הסכמה מרצון של נושא המידע – בעת פנייה יזומה לחברה דרך האתר, טלפון או WhatsApp.
- ביצוע התקשרות חוזית – עיבוד המידע הנדרש לצורך מתן השירות שהוזמן.
- ציות לחובה חוקית – במקרים בהם קיימת חובה משפטית לשמירת מידע או דיווח עליו.
איזה מידע אנו אוספים?
- מידע יזום – שם מלא, מספר טלפון, כתובת דוא"ל ותוכן הפנייה, הנמסרים מרצון דרך האתר, WhatsApp או טלפון. מסירת פרטים אלה תלויה ברצונך ואינה חובה חוקית; אולם ללא קבלתם לא נוכל להשיב לפנייתך ולספק לך הצעת מחיר.
- מידע במסגרת שירותי תמלול – מידע אישי הכלול בקבצי ההקלטה שנמסרו לנו לצורך ביצוע השירות (שמות דוברים, תפקידים, פרטי התקשרות). תוכן ההקלטות עשוי להכיל מידע בעל רגישות מיוחדת, כולל מידע רפואי, פלילי, פיננסי ודיונים אישיים רגישים. מסירת קבצי ההקלטה נדרשת לצורך ביצוע השירות; ללא קבלתם לא נוכל לבצע את התמלול.
- מידע במסגרת שירותי הקלטה – מידע אישי של משתתפי הדיון או הישיבה המוקלטת, הנאסף במהלך ביצוע שירות ההקלטה בשטח. מידע זה עשוי לכלול שמות, תפקידים ותכנים בעלי רגישות מיוחדת בהתאם לאופי הדיון.
- נתונים טכניים – אנו אוספים נתונים טכניים באמצעות Cookies ו-Google Analytics לצורכי אבטחה, ניתוח סטטיסטי ושיפור חוויית הגלישה (ראו סעיף "העברת מידע מחוץ לישראל" להלן).
מטרות השימוש במידע
אנו פועלים לפי עקרון צמידות המטרה הקבוע בחוק – המידע ישמש אך ורק למטרות שלשמן נאסף:
- מתן מענה לפניות, תיאום עבודה ומשלוח הצעות מחיר.
- ביצוע תמלול, עריכת תמלולים, הכנת פרוטוקולים ואספקת תצהירי תמלול.
- ביצוע הקלטות דיונים וישיבות ומסירת קבצי ההקלטה ללקוח.
- שמירה על תיעוד מינימלי הנדרש לצורכי תפעול, חשבונאות וציות לחוק.
לא נעשה שימוש במידע למטרות נוספות ללא הסכמה מפורשת או חובה על פי דין. איננו שולחים דיוור שיווקי ללא הסכמה מפורשת, וניתן לבטלו בכל עת.
עבודה עם ספקים חיצוניים ומיקור חוץ
במסגרת מתן השירותים, החברה עובדת עם מתמללים עצמאיים ומקליטים עצמאיים כקבלנים חיצוניים. כל שיתוף פעולה נעשה תוך שמירה קפדנית על פרטיות המידע:
- כל ספק חתום על הסכם סודיות (NDA) מחמיר ונספח עיבוד מידע (DPA) בהתאם לתיקון 13.
- חל איסור מוחלט על ספקים לשמור עותקי מידע לאחר השלמת העבודה. המקליטים מחויבים למחוק את ההקלטות ממערכתם המקומית ומסביבת ה-Google Drive באופן מיידי ובלתי הפיך עם אישור קבלתם בחברה.
- המתמללים מחויבים למחוק כל עותק מקומי של ההקלטות ותוצרי עבודתם מיד לאחר שליחתם לחברה דרך השרתים המאובטחים.
- הספקים מחויבים לעמידה מלאה בדרישות חוק הגנת הפרטיות ותקנות אבטחת המידע.
שירותי הקלטה ומקליטים חיצוניים
החברה מספקת שירותי הקלטה מקצועיים של דיונים, ישיבות והליכים שונים. ההקלטות מבוצעות על ידי מקליטים עצמאיים המועסקים כקבלנים חיצוניים מטעם החברה.
אופן ביצוע ההקלטה והעברתה: המקליט מבצע את ההקלטה באמצעות מערכת סגורה ומאובטחת המצויה בשליטתו הבלעדית במהלך האירוע. עם השלמת ההקלטה,
העברת הקבצים לחברה מתבצעת בחיבור מאובטח ומוצפן דרך שרתי Google Drive / Workspace. בחיבור מאובטח ומוצפן. לאחר אישור קבלת הקבצים על ידי החברה, המקליט מחויב למחוק את ההקלטות מהמערכת המקומית שלו ומסביבת העבודה שלו באופן מיידי.
אחריות הלקוח לחוקיות ההקלטות
הלקוח המעביר לחברה קבצי הקלטה לצורך שירותי התמלול, וכן הלקוח המזמין שירות הקלטה מטעם החברה, מצהיר ומתחייב בזאת כי:
ההקלטות הועברו אליו ו/או נעשו על ידו או מטעמו בהתאם לכל דין, לרבות הוראות
חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, וכי קיימת הסכמה חוקית של כל הצדדים המוקלטים, או היתר חוקי אחר לביצוע ההקלטה.
המידע האישי הכלול בהקלטות נאסף ומוחזק בידי הלקוח כדין, ומסירתו לחברה לצורך ביצוע השירות נעשית בהתאם לדרישות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ותיקון מס' 13.
החברה אינה נושאת באחריות כלשהי לגבי תוכן ההקלטות, חוקיות ביצוען או חוקיות השימוש בהן, והיא פועלת כמחזיק בלבד על פי הוראות הלקוח. החברה אינה בודקת ואינה מחויבת לבדוק את חוקיות ההקלטות שנמסרות לה או שמבוצעות מטעם הלקוח.
במקרה של הפרת התחייבויות אלה, תחול האחריות המלאה והבלעדית על הלקוח, והחברה תהא רשאית להפסיק את השירות לאלתר ולדרוש שיפוי מלא בגין כל נזק, הוצאה או חבות שייגרמו לה כתוצאה מכך.
אבטחת המידע (רמת אבטחה גבוהה)
החברה מחויבת ברמת אבטחה גבוהה בשל עיבוד מידע בעל רגישות מיוחדת, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017. אנו נוקטים באמצעים מתקדמים הכוללים:
טכנולוגיה – חומת אש (Firewall), הצפנה מלאה (Encryption) של העברת המידע ואחסון הקבצים, מערכת גיבוי אוטומטי ואימות דו-שלבי (MFA).
ניהול גישה – הרשאות מוגבלות לעובדים רלוונטיים בלבד, רישום פעולות מלא (Logging) והגבלת גישה פיזית לשרתים.
תקופת שמירת המידע ומדיניות מחיקה
אנו שומרים את המידע למשך הזמן המינימלי הנדרש בלבד:
- קבצי הקלטה מקוריים – נמחקים תוך 30 יום מיום מסירת התמליל הסופי או מסירת קובץ ההקלטה ללקוח, אלא אם התבקשנו בכתב לשמור אותם לתקופה ארוכה יותר.
- תמלילים סופיים – נשמרים לתקופה של שנה ממועד המסירה.
- פרטי יצירת קשר – נשמרים לתקופה של שנה ממועד הפנייה האחרונה.
- מסמכים חשבונאיים – נשמרים בהתאם לחובה החוקית (7 שנים), תוך הפרדה מלאה מקבצי התוכן.
בתום כל תקופה, המידע נמחק באופן מאובטח ובלתי הפיך.
זכויותיך לפי החוק
לפי חוק הגנת הפרטיות (כפי שתוקן בתיקון 13), עומדות לך הזכויות הבאות ביחס למידע האישי שלך:
- זכות עיון – לקבל מידע על המידע השמור אודותיך.
- זכות תיקון – לבקש תיקון מידע שגוי או לא מדויק.
- זכות מחיקה ("הזכות להישכח") – לבקש מחיקת המידע, בכפוף למגבלות חוקיות.
- זכות התנגדות לעיבוד – להתנגד לעיבוד מידע במקרים מסוימים.
- זכות להגבלת עיבוד – לבקש הגבלת השימוש במידע בנסיבות מסוימות.
- זכות ניוד מידע – לקבל את המידע שמסרת בפורמט מובנה וניתן לקריאה, ולהעבירו לגורם אחר.
במידה והמידע מעובד על ידינו בתפקידנו כמחזיק עבור לקוח מוסדי (בעל השליטה במאגר), יש להפנות את הבקשה ישירות לאותו לקוח; אנו נסייע במימוש הבקשה בהתאם להוראותיו. בקשות הנוגעות למידע שהחברה היא בעל השליטה בו תטופלנה ישירות על ידינו. אנו מתחייבים לענות לפנייתך תוך
7 ימי עסקים ממועד קבלתה.
דיווח על אירועי אבטחה
במקרה של אירוע אבטחה שבו נפגע מידע אישי, החברה תפעל בהתאם לדרישות תיקון 13:
- דיווח מיידי לרשות להגנת הפרטיות בהתאם לחוק.
- הודעה לנושאי המידע שנפגעו, בהקדם האפשרי ובהתאם לחוק.
- נקיטת צעדים מיידיים לבלימת הפרצה ומניעת נזק נוסף.
העברת מידע מחוץ לישראל
העברת מידע לשרתי Google (אשר עשויים להימצא מחוץ לישראל) נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות, תוך הסתמכות על כך ש-Google כפופה ל-GDPR ומספקת רמת הגנה הולמת. המשך שימוש בשירותי החברה מהווה הסכמה להעברה זו לצורך מתן השירות.
נתונים טכניים מהאתר – שימוש ב-Google Analytics גורר העברת נתוני גלישה (כגון כתובת IP, סוג דפדפן, דפים שנצפו) לשרתי Google LLC המאוחסנים בארצות הברית ובמדינות נוספות מחוץ לישראל. רמת הגנת הפרטיות בשרתים אלה עשויה להיות שונה מזו הנהוגה בישראל; עם זאת, Google LLC כפופה לתקנות ה-GDPR האירופיות ופועלת בהתאם למנגנוני הגנה מאושרים. המשך השימוש באתר לאחר אישור באנר העוגיות מהווה הסכמה לאיסוף ולהעברה זו. ניתן לסרב לאיסוף זה בכל עת דרך הגדרות העוגיות באתר.
יצירת קשר
לממוש זכויות, שאלות, או כל פנייה הנוגעת למדיניות פרטיות זו ניתן לפנות לממונה אבטחת המידע:
כתובת: דרך עכו 140, קרית ביאליק
טלפון: 077-8040296
דוא"ל: office@liatbenshai.com
